L’événement virtuel en entreprise : 5 conseils pour le réussir

En entreprise, l’événement virtuel n’est pas la pâle copie d’un événement physique. Au contraire, il est un puissant outil de communication qui répond à des objectifs précis. L’événement virtuel a connu un fort développement au printemps 2020 avec la Covid-19. Il est à présent plébiscité par les organisateurs et les participants pour ses aspects écologiques, économiques et dynamiques.

Alors, comment réussir son événement virtuel en entreprise ? Quels sont les conseils à suivre pour capter l’attention des participants et générer un bon ROI ? Voici les infos à retenir sur l’événement virtuel en entreprise.

Déterminer l’objectif de son événement virtuel

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, il est possible de tout faire lors d’un événement virtuel. En effet, le virtuel ne connaissant pas de limite, il est important de fixer l’objectif de son événement virtuel, comme :

• le lancement d’un nouveau produit ;
• la démonstration d’un produit ;
• la visite de stand ;
• la visite de nouveaux bureaux ;
• la conférence ou le webinar ;
• l’atelier collaboratif ou le workshop ;
• la formation ;
• le team building ;
• le séminaire ;
• etc.

Lorsque vous aurez fixé l’objectif de votre événement, vous pourrez choisir la plateforme d’événement virtuel la plus adaptée et confier votre projet au meilleur prestataire.

Créer un événement virtuel et non la copie d’un événement physique

Appliquer cette règle vous permettra d’obtenir un très bon ROI. En effet, si vous proposez aux participants une adaptation digitale d’un événement physique, vous ne remporterez pas l’adhésion. L’événement virtuel a ses propres règles et ses propres codes.

Du fait de son format, chaque participant est seul face à son écran. Il est donc primordial de capter son attention et de lui offrir une expérience immersive unique. Pour cela, différents outils sont disponibles :

• les interactions en direct avec sondage, chat ou vote ;
• les documents à consulter ou à télécharger ;
• la création de salles virtuelles dédiées ;
• etc.

Pour finir, nos équipes vous proposent de livrer au domicile de chaque participant une box personnalisée. Cette box peut contenir des goodies et cadeaux, une carte de félicitations ou de remerciements, un apéritif à partager virtuellement avec ses collègues, etc.

Tester la plateforme d’événement virtuel et former les participants

Le choix de la plateforme d’événement virtuel est déterminant pour le succès de votre événement professionnel. Mais lorsque vous avez sélectionné votre plateforme, vous devez la tester. Tester la plateforme vous permet de la connaître et d’être en mesure de répondre aux questions des participants lors du séminaire virtuel ou du webinar.

De même, il est important de prendre en compte d’autres aspects comme :

• la création de codes d’accès à la plateforme ;
• la formation des différents intervenants ;
• le respect du déroulement de l’événement.

Les avantages de l’événement virtuel pour l’entreprise

L’événement virtuel est apparu comme une solution vitale pour de nombreuses entreprises au moment de la Covid-19. S’il est toujours plébiscité, c’est parce qu’il offre de nombreux avantages. En étant conscient de ces avantages, vous pourrez maximiser son potentiel :

• il donne à l’entreprise l’image d’une entreprise innovante et moderne ;
• il maximise le sentiment d’appartenance à une marque ;
• il développe la cohésion de groupe dans une entreprise ;
• il évite les contraintes liées aux déplacements et attire donc davantage de participants ;
• il est un format qui favorise le partage sur les réseaux sociaux ;
• il est une solution écologique puisqu’il supprime les déplacements ;
• il permet de faire des économies sur la location de salle par exemple ;
• il supprime les contraintes sanitaires liées à la Covid-19.

Après avoir vu la liste des avantages de l’événement virtuel d’entreprise, nous vous proposons de découvrir quelques idées.

Trouver la bonne idée pour son événement virtuel

En fonction de votre objectif et de votre budget, vous pourrez proposer de nombreux types d’événements virtuels. Nous avons sélectionné quelques idées :

• une activité sportive ou un challenge sportif ;
• une activité artistique ;
• un cours de cuisine ;
• un apéro visio ;
• un afterwork ;
• une interview ;
• un concours photo ;
• une série de questions-réponses sur la marque ;
• une visite virtuelle d’un monument ;
• etc.

Votre événement digital est le reflet de votre marque et nécessite en cela une préparation minutieuse. Du choix des animations à la validation de l’ice-breaker, sans oublier le choix de la plateforme ou la gestion de l’analyse des résultats, pour votre entreprise, faites le choix d’un événement virtuel personnalisé et optimisé.