Organiser une conférence
Qu'est-ce qu'une conférence ?
Une conférence est une réunion officielle qui regroupe des personnes issues d’un même domaine ou d’une même association. En fonction de son type, elle vise à annoncer une information aux participants ou à mener des débats sur un thème
spécifique. L’organisation de ce type d’événement est en général pilotée par une agence d’événementiel et se tient soit dans un amphithéâtre ou une salle de réunion.
Les principales étapes à suivre pour organiser une conférence
L’organisation d’une conférence requiert plusieurs étapes. L’organisateur de l’événement doit notamment définir les objectifs de l’événement et choisir son thème. Il faut également cibler le public de manière méticuleuse puisque cela influe sur d’autres points comme :
- le choix de la salle dans laquelle la conférence va se tenir,
- la nature des différents intervenants et le contenu des communications…
Fixez les objectifs de votre conférence
Il est primordial de déterminer clairement les objectifs de votre conférence. Cela vous permettra de savoir la nature de la conférence à organiser (conférence publique ou conférence de presse). De même, en fixant clairement les objectifs de votre événement, vous aurez plus de facilité à franchir les autres étapes. De façon concrète, commencer par vous interroger sur les raisons qui vous poussent à organiser la conférence.
Est-ce pour booster ou remotiver les participants ? Est-ce pour sensibiliser le public sur un thème fondamental (développement durable, gestion des déchets, diversité…) ? Mis à part ces objectifs, une conférence peut par exemple permettre à une entreprise de mobiliser ses équipes autour d’une nouvelle stratégie marketing. La tenue d’un tel événement peut aussi être aussi l’occasion de présenter une nouvelle solution, de nouvelles formations ou des produits innovants.
Choisissez le thème de l'événement
Toutes les conférences sont basées sur un thème. Pour choisir celui de votre conférence, vous devez vous poser une question clé : quel message souhaitez-vous délivrer à vos participants ? Si vous répondez à cette question, vous allez pouvoir déterminer aisément le thème de votre conférence.
Néanmoins, votre thème ne doit être ni trop long ni compliqué à retenir. Les meilleurs thèmes sont en général assez courts, simples à retenir et déclenchent une réaction émotionnelle chez l’auditoire. De même, une bonne thématique stimule le débat et la conversation entre les invités et les intervenants.
Toutefois, la fonction du thème n’est pas uniquement de rassembler les participants. Cet élément permet aussi de concevoir la marque de l’événement, de réaliser les affiches, de créer le logo et enfin de promouvoir la conférence à travers les réseaux sociaux notamment.
Ciblez le public
Chaque conférence est adressée à un public spécifique. Pour ce faire, choisissez la cible de votre événement en fonction de vos objectifs et de votre thématique. Le type ou la nature de l’auditoire va d’ailleurs déterminer les aspects suivants :
- le format de la conférence (conférence académique, conférence de presse, conférence d'affaires, conférence d'entreprise, conférence commerciale…),
- la sélection des conférenciers qui seront chargés de présenter des communications aux participants.
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Promouvez votre conférence
La promotion de votre conférence est nécessaire pour sa réussite. Cette opération s’effectue étape par étape. Elle doit s’appuyer sur une communication régulière et bien organisée.
Avant le jour J
Si vous souhaitez organiser un colloque, faites parvenir une invitation à tous les participants avant le jour J. Ces derniers pourront donc marquer la date de l’événement dans leur agenda. Ensuite, il faudra élaborer une stratégie de communication efficace sur les réseaux sociaux ou par mail afin de susciter de l’intérêt autour de votre conférence.
Pendant le jour J
Le jour de la conférence, vous pouvez créer des vidéos en live sur les réseaux sociaux pour partager le contenu de la conférence avec les followers. En plus de cela, il est important de prendre des photos et d’enregistrer des vidéos de l’événement. Vous pourrez ensuite envoyer ces éléments visuels aux participants ou les réutiliser sur vos différents supports.
Après la tenue de l'événement
À la fin de la conférence, il est recommandé d’envoyer des messages de remerciements à tous les participants. De même, vous pouvez recueillir les impressions de certains invités et les utiliser pour mobiliser le public lors de vos prochains événements.
Le budget pour organiser les conférences : un aspect important
L’organisation d’une conférence implique nécessairement un coût que les organisateurs doivent prendre en compte. Il faut alors recenser avec précision l’ensemble des postes de dépenses afin de prévoir le budget total de l’événement. Vous devez notamment évaluer le coût à allouer au cadre de l’événement, au transport, à la restauration et à l’hébergement (si nécessaire) des invités.
FAQ
Comment choisir une bonne date pour organiser sa conférence ?
Le choix de la date pour organiser une conférence d’entreprise doit être opéré plusieurs mois à l’avance. Cela vous permettra d’avoir suffisamment du temps pour peaufiner chaque détail de l’organisation de l’événement. Si vous souhaitez maximiser le nombre des participants, évitez de programmer votre conférence dans la même période que des événements importants (élections, grands événements sportifs comme les Jeux olympiques).
Quel est le parfait créneau horaire pour une conférence ?
Le créneau horaire idéal pour une conférence dépend principalement de votre cible. Ainsi, programmez votre événement en matinée si celui-ci s’adresse aux professionnels, à la cible BtoB ou la presse. Si la conférence est organisée au profit des salariés, vous pouvez la programmer entre midi et deux. Par ailleurs, les conférences en journée sont adaptées aux personnes qui ne travaillent pas ou sont à la retraite. Enfin, une conférence afterwork est idéale pour débattre sur un thème de grand intérêt, échanger et résauter.
Quel format de conférence choisir ?
Lorsque l’on organise une conférence, on a le choix entre divers formats. Par exemple, vous pouvez organiser un congrès de plusieurs jours pour débattre sur une thématique de votre choix. D’autres possibilités s’offrent également à vous :
- une conférence TedX d’une vingtaine de minutes,
- une conférence dite de contenu qui dure entre 1 h et 1 h 30,
- un discours sous la forme de questions-réponses préparées avec un animateur.
Comment choisir les intervenants d'une conférence ?
Les intervenants de votre conférence doivent être sélectionnés de façon méticuleuse. En fonction du thème de l’événement, le conférencier peut être un entrepreneur, un acteur, un animateur, un écrivain, un analyste financier ou un coach en développement personnel. La règle est de toujours choisir des personnes qui maîtrisent réellement le thème que sur lequel porte la conférence. Pour attirer le public, désignez des personnalités connues dans le domaine comme orateurs principaux.
Pourquoi contacter Group Ideal pour l'organisation de votre conférence ?
L’organisation d’une conférence est tout un processus. Il demande un travail considérable avant, pendant et après sa tenue. C’est pour cela qu’il est conseillé de s’adresser à un organisateur de conférence comme Group Ideal. Notre mission consiste à gérer l’organisation de votre événement de A à Z afin de vous faciliter la vie. De manière concrète, voici les prestations que nous offrons à nos clients, entreprises comme particuliers :
- la recherche du cadre idéal pour accueillir l’événement,
- le recrutement des prestataires externes (service-traiteur, animateur, décorateur…),
- la conception du planning et du rétroplanning,
- le choix des différents intervenants,
- la gestion de la campagne de communication…
Quelles sont les erreurs à éviter lorsqu'on organise une conférence ?
Il y a des erreurs à ne pas commettre lorsque l’on organise une conférence. Si vous souhaitez réussir votre événement, vous devez par exemple éviter d’attendre le dernier moment pour choisir une date. Évitez aussi de choisir un lieu inapproprié au risque d’offrir une mauvaise expérience aux participants. Enfin, ne négligez pas le volet communicationnel de votre événement. Cet aspect est essentiel pour assurer la visibilité de votre conférence auprès du public.
Faites nous part de votre projet
Rien de mieux que de nous contacter afin d’échanger avec un de nos experts. Profitez de ce temps précieux pour avancer de la meilleure des façons sur votre projet événementiel.