colloque entreprise

Colloque d'entreprise

Commencez avec la préparation du colloque d'entreprise

Le but d’un colloque d’entreprise est de répondre à des questionnements, d’apporter des solutions aux problématiques et d’initier une transformation au sein d’une structure. Cet événement nécessite une bonne préparation en amont avec une agence événementielle. Ainsi, débutez la préparation du colloque dès que possible pour que l’événement soit une réussite.

Débutez la préparation du colloque

Organisez la structure et le planning du colloque d'entreprise

Vous organisez une conférence ou un colloque d’entreprise ? Il est important de réfléchir à la structure et au planning de votre événement. Le colloque est-il à destination de vos clients et prospects ou s’agit-il d’une rencontre ente les professionnels du secteur d’activité dans lequel vous évoluez ? La réponse à ces questions aidera notre équipe à définir avec précision la structure de votre colloque d’entreprise.

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Définissez la thématique de votre colloque d'entreprise

Qu’il s’agisse d’un colloque, d’une conférence ou d’un congrès d’entreprise, tout événement d’envergure doit être axé sur une bonne thématique. Il est donc tout à fait logique de commencer à peaufiner le thème de votre colloque dès le moment où vous décidez d’organiser ce type d’événement. Différents sujets de réflexion peuvent ressortir dans votre structure pendant toute l’année. Ils peuvent être liés à votre secteur d’activité, aux innovations faites ces dernières années dans le domaine ou l’expertise de vos collaborateurs.

Objectifs

Définissez précisément les raisons pour lesquelles cette rencontre professionnelle est organisée.

Cibles

Connaissez à l'avance les participants, et ainsi les personnes concernées par le colloque.

Moyens

Déterminez les moyens dont vous disposez pour organiser le colloque d'entreprise et le mener à bien.

Finalité

Pensez au sens de cette rencontre professionnelle, aux intentions et aux résultats attendus à la fin du colloque.

Définissez le budget et les éléments incontournables pour l'organisation du colloque

Organiser un colloque demande d’établir un plan d’action clair et rigoureux et de penser aux aspects logistiques, organisationnels et financiers de l’événement.

Lieu du colloque

Il est essentiel que le lieu choisi pour le colloque soit adapté à l’image que vous voulez renvoyer. Pour le choix du lieu, il est conseillé de prendre en compte certains critères comme la localisation, la capacité d’accueil, l’accessibilité du lieu, l’organisation et la modularité des espaces. Group Ideal vous accompagne dans le choix du lieu idéal pour l’organisation de votre colloque.

L’hébergement

Pour un colloque réussi, il est important de penser à l’hébergement des participants et intervenants. La ville dans laquelle se fera le colloque doit disposer d’un nombre suffisant d’hôtels, de chambres… Vous êtes ainsi certain que l’hébergement des participants au colloque sera assuré sur toute la durée de la rencontre.

Transport

Les participants doivent être capables de rejoindre facilement le lieu choisi pour le colloque. C’est pourquoi il est important de s’assurer de la disponibilité des transports publics à proximité du lieu de l’événement. Notre équipe se charge aussi de vérifier qu’il y a suffisamment d’aires de stationnement pour les participants qui viendront en voiture.

Restauration

En fonction du temps que durera le colloque, offrir le petit déjeuner, une pause-café, un panier-repas ou une restauration assurée par un traiteur sera apprécié par les participants. Group Ideal s’assure qu’il existe de bons restaurants et des cafés à proximité du lieu du colloque.

Le budget

Comme c’est aussi le cas lors de l’organisation d’un congrès ou d’une conférence d’entreprise, établir un budget vous permettra de chiffrer les dépenses nécessaires à la réalisation du colloque. Cela vous permettra aussi d’estimer l’apport financier nécessaire à sa réussite. Group Ideal vous aide à définir les coûts (fixes, variables et annexes) à prévoir pour le bon déroulement du colloque.

L’équipe d’organisation

Pour l’organisation de votre colloque, une équipe dynamique, composée de professionnels compétents et expérimentés, doit être mise en place. Que ce soit pour la planification, la promotion de l’événement et les négociations, l’équipe de Group Ideal s’occupe de tous les aspects de l’organisation de votre colloque d’entreprise.

Communiquez sur le colloque

Pour assurer la réussite du colloque, il est impératif de communiquer sur l’événement. Cela permet d’apporter l’information aux personnes concernées, de convier les participants et de leur donner les détails indispensables sur la tenue du colloque. Vous pouvez compter sur l’aide précieuse que vous apportera l’équipe de l’agence Group Ideal en ce qui concerne la communication sur votre événement.

Date

Décidez d’une date qui ne coïncide pas avec d’autres événements d’envergure ou avec la période des vacances.

Créneau horaire

Faites le choix du moment de la journée où se tiendra le colloque en fonction de la cible.

Durée

Décidez, selon le thème du colloque, s’il vous faut une rencontre de quelques heures ou plusieurs jours.

colloque entreprise conferencier

Trouvez des sponsors et des subventions

Group Ideal vous accompagne dans votre recherche de sponsors et de donateurs ou votre demande de subventions. Cette étape peut être sautée si vous souhaitez financer le colloque par vos propres moyens.

Programmez les intervenants au colloque

À cette étape de l’organisation, les potentiels intervenants à inviter pour que l’événement soit une réussite doivent être déjà connus. Il ne reste plus qu’à contacter les intervenants de qualité et à les programmer.

Finalisez l'ordre du jour du colloque

L’ordre du jour contient le programme complet de l’événement et précise les différents points à aborder au cours de la rencontre professionnelle. Une fois l’ordre du jour élaboré et finalisé, il servira de fil conducteur pendant toute la durée de l’événement.

Organisation de colloque : le jour J

Le jour du colloque, votre agence Group Ideal effectue les dernières vérifications et les mises au point. Nos équipes se chargeront de l’accueil et de l’installation des invités, ainsi que de la distribution de la documentation. Le maitre de cérémonie aura à sa charge la gestion du temps et des prises de parole.

Une équipe en alerte et hyperactive

Pendant un colloque d'entreprise, il peut arriver d'être confronté à certains imprévus. Notre équipe est organisée et prête à faire face aux aléas d'un colloque et aux changements qui seront nécessaires.

Faites nous part de votre projet

Rien de mieux que de nous contacter afin d’échanger avec un de nos experts. Profitez de ce temps précieux pour avancer de la meilleure des façons sur votre projet événementiel.

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