Réussir un événement professionnel en 2021 en 5 étapes

Plus que jamais en 2021, l’organisation d’un séminaire, d’un lancement de produit, d’un team building ou d’une soirée d’entreprise demande rigueur et flexibilité. La fermeture de certains établissements, la distanciation sociale, la digitalisation, le télétravail ou encore le couvre-feu sont autant de contraintes à prendre en compte pour organiser un événement professionnel à Toulouse, Cugnaux ou Blagnac. Nous vous proposons de découvrir comment réussir votre événement professionnel en 2021 en cinq étapes.

Définir l’objectif de son événement professionnel et le budget alloué

Tous les événements professionnels ne remplissent pas le même objectif :

• présenter un nouveau produit ou un nouveau service ;
• remercier ou féliciter des collaborateurs ;
• développer la cohésion de groupe ;
• former des salariés ;
• fidéliser des clients ;
• présenter les objectifs annuels de l’entreprise ;
• etc.

En fonction de votre objectif et de votre budget, vous pourrez vous orienter vers l’événement professionnel le plus adapté comme le séminaire, le cocktail dînatoire, les activités de team building, l’incentive, etc.

Hybride, présentiel ou virtuel : choisir la forme la plus adaptée

La covid-19 a profondément modifié les formes des événements d’entreprise. Si la question n’était pas spontanément abordée, elle est incontournable en 2021 : quelle forme doit prendre mon événement d’entreprise ? Il existe trois possibilités :

• l’événement présentiel ;
• l’événement virtuel ;
• l’événement hybride ou événement phygital.

Séminaire virtuel, team building phygital ou lancement de produit hybride, choisissez la forme la plus adaptée à votre événement afin qu’il soit vécu comme une expérience inoubliable.

Sélectionner des partenaires professionnels et innovants

En fonction de votre objectif et de la forme de votre événement, vous devrez faire appel à des professionnels de l’événementiel. Ainsi, pour créer un événement virtuel, comme un webinaire ou un team building, vous aurez besoin de sélectionner une plateforme, de créer des salons virtuels, de personnaliser l’interface, etc. Pour un événement phygital organisé dans la ville rose ou dans son agglomération, comme un lancement de produit ou un séminaire d’entreprise, vous aurez besoin d’un studio d’enregistrement. Enfin, l’événement d’entreprise présentiel devra respecter des règles de sécurité très strictes.

Votre événement professionnel de 2021 devra également marquer les esprits. En effet, il est l’occasion de donner l’image d’une entreprise innovante et de prendre de l’avance sur la concurrence. Grâce aux conseils et aux idées d’un professionnel de l’événementiel local, vous aurez la possibilité de créer le buzz autour de votre soirée d’entreprise ou de votre lancement de produit.

Personnalisation, professionnalisme et innovation sont la clé d’un événement réussi en cette période de covid-19.

Assurer le bon déroulement d’un événement d’entreprise en 2021

De la gestion des invitations au respect du planning le jour J, tout doit être parfaitement maîtrisé afin d’offrir une expérience mémorable aux participants. Couvre-feu, confinement et télétravail ont bousculé les habitudes de travail et doivent être pris en compte dans l’organisation d’un événement d’entreprise.

En 2021, les événements en présentiel sont des événements durables : moins de transport, davantage de découvertes locales, moins de gaspillage, davantage de sérénité. Vous aurez alors la mission de trouver un lieu intimiste avec de véritables valeurs. Vous proposerez des activités éco-responsables qui remettent la nature et l’homme au centre de l’attention.

L’organisation d’un événement phygital ou d’un événement virtuel est également un véritable challenge : qualité de la connexion internet, sécurité des informations échangées, originalité des animations pour capter l’attention des participants, etc.

Calculer le ROI de son événement et analyser les retours des participants

Pour finir, un événement d’entreprise ne se termine pas lors de la tombée du rideau ni lorsque les lumières s’éteignent. Au contraire, il est important de :

• pouvoir mesurer le ROI d’un événement d’entreprise ;
• s’assurer de la satisfaction des participants.

En période de crise sanitaire et de crise économique, l’entreprise doit analyser ses investissements financiers de façon exhaustive. Alors, prenez le temps nécessaire pour faire le bilan de votre séminaire, webinaire ou team building. Faites-vous accompagner par des spécialistes de l’événementiel toulousain pour organiser et réussir votre événement professionnel.