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Organiser votre voyage d'affaires avec Group Ideal

Définissez les objectifs de votre voyage d'affaires

Définir l’objectif de votre voyage d’affaires et s’entourer d’une agence organisatrice sont les deux étapes cruciale pour garantir la réussite d’un tel déplacement professionnel. Cela vous permettra de mieux planifier le voyage et de vous concentrer sur les tâches importantes. Concrètement, pour réussir l’organisation des voyages d’affaires de votre entreprise, vous devez déterminer :

  • l'objectif général du voyage,
  • les objectifs spécifiques,
  • les résultats attendus.
Organisez votre voyage d'affaire

Déterminez le budget de votre voyage d'affaires

Transport

Estimez le coût de vos déplacements durant le voyage d’affaires

Hébergement

Déterminez les dépenses relatives à l’hébergement le long du voyage

Restauration

Allouez un budget pour la restauration durant le voyage d’affaires

Autres dépenses

Estimez le coût des autres dépenses indispensables au voyage d’affaires

Envie d'offrir un voyage d'affaire inoubliable à vos collaborateurs ? Faites confiance à notre agence évènementielle pour organiser vos visites à Airbus à Toulouse.

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Planifiez l'itinéraire du voyage d'affaires

La planification de l’itinéraire d’un voyage d’affaires est indispensable dans l’organisation d’un tel déplacement d’entreprise. En collaborant avec notre agence organisatrice, vous pouvez planifier soigneusement les dates, les lieux de rendez-vous, et plusieurs autres facteurs.

Gérez les formalités administratives du voyage d'affaires

Que ce soit pour un voyage d’entreprise national ou international, il ne faut pas sous-estimer l’importance de la gestion administrative de votre déplacement. Vérifiez les exigences de visa et de passeport, les documents indispensables et réservez vos billets d’avion ou de train à temps.

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Sélectionnez la destination du voyage d'affaires

La sélection de la destination pour votre voyage d’affaires peut être un défi, s’il faut tenir compte des politiques de l’entreprise en matière de voyages. Vous devez considérer les facteurs tels que : durée du séjour, coûts de voyage et d’hébergement, proximité des partenaires commerciaux, etc.

Préparez un agenda détaillé pour le voyage d'affaires

Créer un agenda détaillé qui vous permettra de maximiser votre temps et de rester productif tout au long de votre voyage d’affaires. Pour cela, il faut a priori tenir compte des objectifs du voyage et de sa durée.

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Comment planifier votre voyage d'affaires ?

Identifiez les activités professionnelles à effectuer

Identifiez les activités professionnelles à effectuer

Lorsque vous organisez votre voyage d'affaires, vous devez clairement identifier les activités professionnelles à effectuer. Cela peut inclure des réunions avec des clients, des partenaires commerciaux, des collaborateurs locaux, des visites de sites industriels, etc.
Établissez un ordre de priorité

Établissez un ordre de priorité

Il est important d'organiser les activités par ordre de priorité pour l'entreprise et de leur pertinence pour votre voyage. Par exemple, si une réunion avec un client potentiel est prioritaire pour l'entreprise, elle devrait être classée en haut de la liste.
Incluez des temps de pause et de découverte

Incluez des temps de pause et de découverte

En équilibrant les activités professionnelles avec des temps de pause et de découverte, vous maximisez votre productivité lors de votre voyage d'affaires. Cela contribue à renforcer les relations entre collaborateurs et à enrichir votre expérience. Avec une agence événementielle comme Group Ideal, tout est prévu lors de votre voyage.

Importance d'un voyage d'affaires pour votre entreprise

Les voyages d’affaires sont indispensables en entreprise. Ils permettent de rencontrer des clients, de participer à des conférences, de découvrir de nouveaux marchés, etc.

Utilité d'un voyage d'affaires pour les employés

Pour les employés d’une entreprise, les voyages d’affaires constituent une opportunité pour développer leur réseau professionnel. Ils permettent également aux collaborateurs d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences.

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Réduisez le coût d'un voyage d'affaires

Pour réduire les dépenses d’un voyage d’affaires pour votre entreprise, vous pouvez notamment utiliser nos services pour limiter les frais de déplacement. Nous saurons au mieux organiser votre voyage en vous proposant les meilleurs prix.

Ce qu'il faut éviter lors d'un voyage d'affaires

Durant un voyage d’affaires, il est important d’adopter une attitude professionnelle et de respecter les règles de votre entreprise. À cet effet, évitez les comportements inappropriés, les dépenses excessives, les distractions, les retards, etc.

Réservez l'hébergement pour votre voyage d'affaires

Considérez l’emplacement des hôtels par rapport à l’endroit où les affaires seront menées pour minimiser le temps de déplacement. Vérifiez ensuite la disponibilité et les tarifs, en prenant en compte les politiques d’annulation et de remboursement en cas d’imprévus. Si vous planifiez un voyage de cohésion, privilégiez un hébergement qui offre des activités de loisirs pour renforcer la cohésion de l’équipe. Faites confiance en notre équipe pour organiser au mieux votre voyage d’affaires.

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Prévoyez les dépenses imprévues

Pour un voyage d’affaires réussi, prévoyez une marge de manœuvre dans le budget pour faire face aux situations imprévues. Lors d’un week-end team building par exemple, les dépenses relatives à l’organisation des activités de cohésion peuvent changer, notamment en raison de l’évolution des coûts d’achat. De même, il est possible que vous ayez besoin de payer pour une chambre d’hôtel supplémentaire si votre vol est annulé ou retardé par exemple.

Faites nous part de votre projet​

Rien de mieux que de nous contacter afin d’échanger avec un de nos experts. Profitez de ce temps précieux pour avancer de la meilleure des façons sur votre projet événementiel.

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